Klauzule informacyjne (RODO) dla MatchOps
Ostatnia aktualizacja: 16 lutego 2026 r.
Niniejszy dokument spełnia obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO dla użytkowników platformy MatchOps. Klauzule mają charakter warstwowy i obejmują dwa podstawowe scenariusze przetwarzania danych.
1. Kto jest administratorem danych
1.1. Gdy korzystasz bezpośrednio z usług MatchOps
W zakresie danych niezbędnych do świadczenia usług przez MatchOps (np. konto użytkownika, obsługa zgłoszeń, rozliczenia, bezpieczeństwo systemu) administratorem jest:
AJK Software Sp. z o.o.
ul. Okrzei 13
59-220 Legnica
NIP: 6912503886
REGON: 022301760
E-mail: biuro@ajksoftware.pl
1.2. Gdy dane są przetwarzane przez klub korzystający z MatchOps
W przypadku danych zawodników, członków klubu, sędziów, uczestników zawodów lub innych osób, których dane klub wprowadza do systemu:
- administratorem jest dany klub/organizacja,
- AJK Software Sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 RODO (umowa powierzenia / DPA).
W sprawach dotyczących celów i podstaw przetwarzania przez klub należy kontaktować się w pierwszej kolejności z właściwym klubem.
2. Kategorie danych
W zależności od kontekstu możemy przetwarzać:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię i nazwisko, e-mail, telefon),
- dane konta i uwierzytelniania (np. identyfikatory użytkownika, informacje o logowaniu),
- dane organizacyjne związane z klubem i zawodami (np. role, przypisania, zgłoszenia, wyniki),
- dane komunikacyjne (treść zapytań, zgłoszeń i odpowiedzi),
- dane rozliczeniowe (w przypadku relacji B2B/B2C, jeśli dotyczy),
- dane techniczne i bezpieczeństwa (np. logi systemowe, adresy IP, zdarzenia bezpieczeństwa).
3. Cele i podstawy prawne (gdy AJK jest administratorem)
Dane przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do określonych celów:
- Utworzenie i utrzymanie konta użytkownika
- cel: rejestracja, logowanie, utrzymanie dostępu,
- podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes, gdy dotyczy kont administracyjnych).
- Świadczenie funkcjonalności platformy SaaS
- cel: realizacja usług dostępnych w MatchOps,
- podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Obsługa zapytań i wsparcia technicznego
- cel: odpowiedź na zgłoszenia, diagnoza problemów,
- podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na obsłudze użytkowników i zapewnieniu ciągłości działania).
- Bezpieczeństwo usług, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń
- cel: ochrona systemu, audyt, obrona przed roszczeniami,
- podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Rozliczenia, księgowość i obowiązki prawne
- cel: realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych,
- podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
4. Cele i podstawy prawne (gdy klub jest administratorem)
Jeżeli dane są przetwarzane przez klub korzystający z MatchOps, cele i podstawy prawne ustala klub jako administrator. Najczęściej obejmują one:
- organizację zawodów i rejestrację uczestników,
- prowadzenie ewidencji członków i ról,
- publikację wyników i statystyk,
- kontakt organizacyjny z zawodnikami i członkami.
W tym zakresie AJK Software przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie klubu i zgodnie z DPA.
5. Źródło danych
- Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, gdy zakładasz konto, kontaktujesz się z nami lub korzystasz z usług.
- Dane możemy otrzymać pośrednio od klubu/organizacji, która wprowadza je do platformy (art. 14 RODO).
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie uprawnionym odbiorcom, w szczególności:
- podmiotom świadczącym usługi IT i hostingowe,
- dostawcom usług utrzymaniowych, bezpieczeństwa i komunikacji,
- podmiotom obsługującym rozliczenia i księgowość,
- organom publicznym - jeśli wynika to z przepisów prawa.
Wszyscy odbiorcy przetwarzają dane na podstawie umowy i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu.
7. Transfery danych poza EOG
Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosujemy mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne (SCC) lub inne adekwatne zabezpieczenia.
8. Okres przechowywania
Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do obrony roszczeń, w szczególności:
- dane konta - przez okres aktywności konta oraz okres techniczny po zamknięciu,
- dane wsparcia i korespondencji - co do zasady do 24 miesięcy,
- dane rozliczeniowe - przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
- logi bezpieczeństwa - przez okres uzasadniony wymogami bezpieczeństwa i audytu.
Jeżeli administratorem jest klub, okres retencji określa klub.
9. Twoje prawa
W granicach RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu (gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- cofnięcia zgody (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).
Jeśli przetwarzanie odbywa się przez klub jako administratora, realizacja części praw może wymagać kontaktu z klubem.
10. Skarga do organu nadzorczego
Masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
11. Czy podanie danych jest obowiązkowe
- Podanie danych wymaganych do założenia i utrzymania konta jest warunkiem korzystania z usług MatchOps.
- Niepodanie danych może uniemożliwić rejestrację konta, korzystanie z określonych funkcji lub kontakt zwrotny.
- W zakresie danych, których administratorem jest klub, wymagalność danych określa klub.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Co do zasady nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.
13. Kontakt w sprawach danych osobowych
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: biuro@ajksoftware.pl.
Jeśli Twoje dane są przetwarzane przez klub jako administratora, skontaktuj się również z tym klubem.